POLITYKA PRYWATNOŚCI ADVIRAL

Ostatnia aktualizacja: 17 maja 2026 r.

§1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest ADVIRAL Filip Bienert, adres: ul. Tucholska 21, 89-600 Chojnice, e-mail: [email protected], NIP: 5552125742, REGON: 386448218.

Polityka dotyczy strony internetowej adviral.pl, formularzy kontaktowych, formularzy reklamowych, komunikacji e-mail, telefonicznej, SMS, usług wdrożeniowych, usług abonamentowych, systemów automatyzacji, CRM, obsługi leadów oraz innych usług świadczonych przez Administratora.

§2. Jakie dane przetwarzamy

Możemy przetwarzać następujące dane:

imię i nazwisko,

adres e-mail,

numer telefonu,

nazwę firmy,

NIP, REGON lub inne dane identyfikujące firmę,

adres prowadzenia działalności lub adres rozliczeniowy,

miasto prowadzenia działalności,

informacje dotyczące działalności, np. branża, liczba stanowisk lub pracowników, liczba wizyt miesięcznie, używane narzędzia, np. Booksy lub inne systemy,

odpowiedzi udzielone w formularzach dotyczące potrzeb biznesowych, problemów, celów marketingowych i zakresu zainteresowania ofertą,

treść korespondencji e-mail, SMS, formularzy, rozmów lub innych wiadomości kierowanych do Administratora,

dane potrzebne do zawarcia i realizacji umowy,

dane rozliczeniowe, fakturowe i płatnicze,

informacje o wybranym pakiecie, subskrypcji, abonamencie, płatnościach i statusie płatności,

dane techniczne, np. adres IP, identyfikatory cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym i aktywności na stronie,

dane dotyczące korzystania z systemu, w tym liczba wysłanych SMS/MMS, liczba i czas połączeń telefonicznych, liczba wysłanych wiadomości e-mail, użycie funkcji AI, historia automatyzacji, statusy doręczeń, logi systemowe, identyfikatory kontaktów, dane dotyczące konta, subkonta, użytkowników i integracji,

dane potrzebne do obsługi zgłoszeń, reklamacji, problemów technicznych i bezpieczeństwa.

Jeżeli Klient korzysta z systemu do obsługi własnych klientów, leadów, pracowników lub kontaktów, w systemie mogą być przetwarzane także dane tych osób, w szczególności imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, historia kontaktu, status leadu, termin wizyty, treść wiadomości, notatki, tagi, zgody marketingowe oraz inne dane wprowadzone przez Klienta do systemu.

Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych, np. danych o zdrowiu, poglądach politycznych, religii czy orientacji seksualnej. Nie należy przekazywać takich danych, jeżeli nie jest to konieczne.

§3. Źródło danych

Dane otrzymujemy przede wszystkim:

bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, np. przez formularz, e-mail, SMS, telefon lub rozmowę,

od Klienta, jeżeli Klient wprowadza dane swoich klientów, leadów, pracowników lub kontaktów do systemu,

automatycznie podczas korzystania ze strony lub systemu, np. poprzez cookies, logi, identyfikatory techniczne i narzędzia analityczne,

od dostawców zewnętrznych, jeżeli jest to potrzebne do obsługi płatności, komunikacji, automatyzacji, CRM, integracji lub bezpieczeństwa systemu.

§4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzamy w następujących celach:

Kontakt i odpowiedź na zapytanie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji.

Przedstawienie oferty i dopasowanie jej do potrzeb użytkownika.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Administrator może analizować odpowiedzi z formularza w celu lepszego dopasowania oferty. Nie powoduje to skutków prawnych wobec użytkownika ani nie wpływa na niego w podobnie istotny sposób.

Zawarcie i realizacja umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Świadczenie usług, wdrożenie systemu, utrzymanie systemu, obsługa CRM, formularzy, chat widgetu, automatyzacji, komunikacji i leadów.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Obsługa komunikacji SMS, MMS, e-mail, połączeń telefonicznych, automatycznych przypomnień, powiadomień i wiadomości systemowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku komunikacji marketingowej także zgoda, jeżeli jest wymagana.

Obsługa funkcji AI i automatyzacji AI.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane mogą być przetwarzane przez narzędzia AI w zakresie potrzebnym do wykonania funkcji systemu, np. przygotowania odpowiedzi, automatyzacji komunikacji, klasyfikacji leadów lub wsparcia obsługi klienta.

Rozliczenia, księgowość, fakturowanie, obsługa płatności i obowiązki podatkowe.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Rozliczanie abonamentu oraz zmiennych kosztów użycia systemu, takich jak SMS, MMS, połączenia telefoniczne, e-mail usage, AI, automatyzacje AI, numery telefoniczne, walidacja danych lub inne usługi zewnętrzne rozliczane według zużycia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Obsługa płatności cyklicznych i automatyczne pobieranie płatności za abonament lub koszty użycia.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketing bezpośredni, e-mail, SMS lub kontakt telefoniczny.

Dane są wykorzystywane do takich celów tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda, jeżeli przepisy jej wymagają. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Analityka, remarketing i pliki cookies.

Niezbędne cookies działają w celu prawidłowego funkcjonowania strony. Cookies analityczne i marketingowe są stosowane po uzyskaniu zgody użytkownika.

Bezpieczeństwo strony, systemów, formularzy, kont, płatności i integracji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do wysłania formularza, otrzymania odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia umowy, realizacji usługi, obsługi płatności, wdrożenia systemu lub korzystania z wybranych funkcji systemu.

Zgody marketingowe są dobrowolne i można je wycofać w dowolnym momencie.

§6. Komu przekazujemy dane

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności i świadczeniu usług, w szczególności:

dostawcom systemów CRM, automatyzacji i obsługi leadów, np. HighLevel, LeadConnector lub GoHighLevel,

dostawcom usług SMS, MMS i połączeń telefonicznych,

dostawcom usług e-mail, poczty elektronicznej i narzędzi do komunikacji,

dostawcom narzędzi AI i automatyzacji AI,

dostawcom hostingu, infrastruktury IT, baz danych, bezpieczeństwa i kopii zapasowych,

dostawcom narzędzi marketingowych, reklamowych i analitycznych,

operatorom płatności, np. Stripe,

dostawcom systemów do fakturowania, księgowości i obsługi rozliczeń,

biuru księgowemu,

kancelariom prawnym lub doradcom,

podwykonawcom IT, marketingowym, technicznym lub reklamowym,

organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Podmioty te mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usług, obsługi systemu, komunikacji, płatności, rozliczeń, bezpieczeństwa, analityki, marketingu lub realizacji obowiązków prawnych.

Dane nie są sprzedawane, wynajmowane ani udostępniane osobom trzecim w celach niezwiązanych z działalnością Administratora.

§7. Płatności i dane kart płatniczych

Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznych operatorów płatności, np. Stripe.

Administrator nie musi przechowywać pełnych danych karty płatniczej Klienta. Dane karty mogą być przechowywane i przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.

Administrator może otrzymywać od operatora płatności informacje potrzebne do obsługi płatności, np. status płatności, identyfikator transakcji, kwotę, walutę, datę płatności, informację o nieudanej płatności, typ karty lub ostatnie cyfry karty.

Dane płatnicze mogą być wykorzystywane do obsługi płatności cyklicznych, abonamentu, kosztów użycia systemu, fakturowania, reklamacji, zwrotów i dochodzenia roszczeń.

§8. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre narzędzia, z których korzysta Administrator, mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do USA.

Może dotyczyć to zwłaszcza dostawców systemów CRM, automatyzacji, komunikacji, AI, płatności, hostingu, analityki i marketingu.

W takim przypadku Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla firm uczestniczących w EU-U.S. Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne albo inne mechanizmy przewidziane przez przepisy.

§9. Dane klientów przekazywane w ramach usług

Jeżeli Klient korzysta z systemu do obsługi własnych klientów, leadów, pracowników lub kontaktów, Klient pozostaje administratorem tych danych, a ADVIRAL może działać jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Klienta.

W takim przypadku szczegółowe zasady przetwarzania danych powinny wynikać z umowy powierzenia przetwarzania danych albo odpowiednich postanowień umowy współpracy.

Klient odpowiada za legalność danych wprowadzanych do systemu, spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, oraz posiadanie wymaganych zgód na komunikację marketingową, SMS, e-mail lub telefoniczną.

Klient powinien poinformować swoich klientów, leady, pracowników lub kontakty o korzystaniu z narzędzi do CRM, automatyzacji, komunikacji, AI, płatności lub innych systemów, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów.

§10. AI i automatyzacje

W ramach systemu mogą być wykorzystywane narzędzia AI lub automatyzacje AI, np. do obsługi wiadomości, przygotowywania odpowiedzi, klasyfikacji leadów, wsparcia komunikacji, analizy zapytań albo usprawnienia obsługi klienta.

Dane przekazywane do narzędzi AI powinny być ograniczone do informacji niezbędnych do wykonania danej funkcji.

Nie należy wprowadzać do narzędzi AI danych szczególnych kategorii, danych wrażliwych, danych niepotrzebnych albo danych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Administrator nie wykorzystuje AI do podejmowania decyzji, które wywołują wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływają, chyba że zostanie to wyraźnie wskazane i będzie zgodne z obowiązującymi przepisami.

§11. Czas przechowywania danych

Dane są przechowywane:

dane z formularzy i zapytań: przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie maksymalnie do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zostanie zawarta umowa albo wystąpi inna podstawa przetwarzania,

dane klientów: przez czas trwania współpracy,

dane potrzebne do realizacji usługi i utrzymania systemu: przez czas świadczenia usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, reklamacji lub obrony przed roszczeniami,

dane rozliczeniowe, fakturowe i podatkowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,

dane dotyczące abonamentu, płatności i kosztów użycia systemu: przez okres potrzebny do rozliczeń oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,

dane przetwarzane na podstawie zgody: do czasu jej wycofania,

dane potrzebne do obrony lub dochodzenia roszczeń: do czasu przedawnienia roszczeń,

dane techniczne, logi i dane bezpieczeństwa: przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania błędów i nadużyć,

dane z cookies: zgodnie z ustawieniami cookies oraz okresem działania konkretnych plików cookies.

§12. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

dostępu do swoich danych,

otrzymania kopii danych,

sprostowania danych,

usunięcia danych,

ograniczenia przetwarzania,

przenoszenia danych,

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,

cofnięcia zgody w dowolnym momencie,

wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: [email protected]

§13. Profilowanie

Administrator może analizować dane podane w formularzu, aby dopasować ofertę do potrzeb użytkownika, np. ocenić, jakie usługi mogą być dla niego najbardziej odpowiednie.

Administrator może także analizować informacje o korzystaniu z systemu w celu obsługi klienta, rozliczenia usług, poprawy działania systemu, wykrywania problemów technicznych lub proponowania lepiej dopasowanych rozwiązań.

Takie profilowanie nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na niego w podobnie istotny sposób.

§14. Pliki cookies

Strona może korzystać z plików cookies w celu:

prawidłowego działania strony,

zapamiętania ustawień użytkownika,

analizy ruchu,

prowadzenia działań reklamowych i remarketingowych,

mierzenia skuteczności reklam i formularzy,

poprawy działania strony i usług.

Cookies niezbędne mogą być stosowane bez zgody użytkownika. Cookies analityczne, reklamowe i marketingowe są stosowane po wyrażeniu zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może zarządzać zgodami cookies z poziomu banera cookies lub ustawień przeglądarki. Odmowa zgody nie blokuje korzystania ze strony, z wyjątkiem funkcji, które technicznie wymagają określonych cookies.

§15. Komunikacja marketingowa

Administrator może kontaktować się z użytkownikiem w celach marketingowych za pomocą e-mail, SMS, telefonu lub innych środków komunikacji elektronicznej wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, w szczególności zgoda, jeżeli jest wymagana przez przepisy.

Zgoda na komunikację marketingową może zostać wycofana w dowolnym momencie, np. przez kontakt na adres [email protected] lub użycie dostępnego mechanizmu rezygnacji.

Wycofanie zgody nie wpływa na legalność działań dokonanych przed jej wycofaniem.

§16. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

Środki te mogą obejmować w szczególności kontrolę dostępu, hasła, zabezpieczenia systemów, ograniczenie dostępu do danych, kopie zapasowe, narzędzia bezpieczeństwa oraz korzystanie ze sprawdzonych dostawców usług technicznych.

§17. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów, narzędzi, dostawców, usług, sposobu przetwarzania danych, funkcji systemu lub modelu rozliczeń.

Aktualna wersja polityki będzie dostępna na stronie internetowej Administratora.

§18. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: [email protected].